Как правильно заполнять путевые листы?

Вы зарегистрировали компанию в Словении, получили рабочее разрешение и ВНЖ, и решили поехать в служебную командировку, узнайте как правильно заполнять путевые листы в Словении?

Неоформленные расходы на проезд или служебную командировку от словенской компании означают дополнительный налог на прибыль для юридических лиц, дополнительные взносы в социальные фонды, пени, а также, возможные штрафы за непредоставленные подтверждающие документы. Для того, чтобы избежать дополнительных расходов необходимо знать, как правильно заполнить путевые листы.

Как правильно заполнять путевые листы в Словении?

Путевой лист состоит из двух частей, из расчета затрат и итоговых данных о поездке. Образец для путевого листа можете найти здесь.

Суммы затрат за проезд или служебную командировку не облагаются налогом, если были приложены все подтверждающие документы и счета. Всегда, если в служебной командировке были затраты, необходимо заполнить путевой лист и приложить все счет-фактуры, квитанции, чеки и другие документы, подтверждающие расходы. 

Какие данные должны быть в путевом листе? 

Итоговые данные по поездке:

• порядковый номер путевого листа;
• дата путевого листа;
• имя и фамилия работника, который выполняет служебную командировку;
• должность работника в компании;
• адрес места жительства работника;
• день и час, когда началась служебная командировка;
• кто отправляет работника в служебную командировку;
• место назначения в служебной командировке;
• краткое описание цели командировки;
• продолжительность командировки в часах и днях;
• работодатель должен одобрить использование вида транспорта (автомобиль, самолет …);
• должно быть указано, кто оплачивает расходы в служебной командировке;
• указан размер суточных и других возможных расходов;
• если был выплачен аванс, то это должно быть указано в путевом листе;
• подпись того, кто направляет в командировку, дата получения аванса и подпись работника.

Расчет затрат:

• имя и фамилия работника, который указывает расходы по служебной командировке;
• местонахождение работника;
• дата и время начала служебной командировки;
• дата и время возвращения из служебной командировки;
• продолжительность командировки в часах и днях;
• размер суточных и общая стоимость;
• затраты на проезд: количество пройденных километров, билеты и т.д.
• другие затраты: парковка, мойка автомобиля, ночевки, входные билеты и т.д.;
• всего затрат;
• дата и сумма аванса;
• сумма затрат в командировке;
• не забудьте поставить дату и подпись работника и того, кто указывал расходы по служебной командировке;

Можно вести еженедельные или ежемесячные путевые листы, но в них должна быть четко указана цель и место, куда отправлен работник. Это возможно для случаев, когда работник не получает суточных.

Все путевые листы в Словении должны храниться в течение 10 лет. Они могут быть сохранены в электронном виде, если используется лицензированная программа, предназначенная для этих целей. 

Суточные, командировочные расходы и пробег автомобиля 

Суточные, в качестве компенсации за питание в командировке и командировочные расходы представляют собой затраты, которые были у вас в служебной поездке. Пробег автомобиля учитывается в случае использования вашего собственного автомобиля в командировках. Подробнее о возмещении расходов, связанных со служебной командировкой, читайте здесь.

Вне зависимости от того какая у вас форма компании OOO или SP правильно заполненные путевые листы могут означать уменьшенные затраты на компанию.

Если Вам нужна юридическая или бухгалтерская помощь и не заете как правильно заполнять путевые листы в Словении, учета пройденных километров или любых вопросов, связанных со служебной командировкой, пожалуйста позвоните нам по телефону +386 1 6006 270 или напишите на e-mail: data@data.si.